Foire Aux Questions (FAQ)

Veuillez lire attentivement les FAQ suivantes. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question ci-dessous, veuillez envoyer un courriel à [email protected] pour obtenir de l’aide.

Ma proposition a été acceptée pour C2020. Devrai-je soumettre une nouvelle proposition pour C2021 ?

Nous avons réservé une place pour tou-te-s les présentateur-trice-s dont la proposition de communication, d’atelier ou de déjeuner thématique a été acceptée pour C2020. Le 1er octobre 2020, lorsque le système de propositions de présentation sera rouvert pour C2021, nous vous enverrons un lien vers votre proposition existante et nous vous demanderons de faire les ajustements nécessaires et de soumettre à nouveau votre proposition, étant entendu qu’elle sera à nouveau acceptée dans le programme.

INFORMATIONS GÉNÉRALES

1. Quand et où aura lieu le congrès  2021 de la SCÉ ?

Le congrès 2021 de la SCÉ aura lieu au Centre Shaw à Ottawa, du 8 au 12 mai 2021, et comprendra des ateliers préparatoires le samedi 8 mai et le dimanche 9 mai. Le congrès se terminera le mercredi 12 mai à 12 h 30.

2. Quand le calendrier du congrèse sera-t-il disponible ?

Les détails seront affichés sur notre site Web dès qu’ils seront confirmés. Un calendrier initial du congrès, y compris les séances du congrès, sera disponible sur notre site Web le 24 janvier 2021. Le programme final sera affiché le 26 avril 2021. 

3.Dois-je être membre de la SCÉ pour participer au congrès 2021 de la SCÉ ?

Non. Les membres et les non-membres sont encouragés à participer au congrès. Toutefois, tous les participants-tes doivent s’inscrire au congrès et les membres de la SCÉ bénéficient d’une réduction sur les frais d’inscription.

4. Quels services seront disponibles pour les demandes et les besoins spéciaux ?

La SCÉ encourage toutes les personnes, quels que soient leurs points forts et leurs capacités, à participer à ses programmes et activités. Entre autres caractéristiques, le congrès fournira le sous-titrage et la traduction simultanée dans la salle plénière, et un espace calme dédié sera mis à la disposition des délégués-ées. Si nous pouvons faire quoi que ce soit pour réduire les obstacles ou appuyer votre participation au congrès, veuillez communiquer avec nous à [email protected] d’ici le 14 avril 2021.  

5.Un service de garderie sera-t-il offert aux participants du congrès?

Le congrès C2021 n’offrira pas de service de garderie. Vous pouvez toutefois consulter la liste suivante de services de garderie situés au centre-ville d’Ottawa :  https://c2021.evaluationcanada.ca/fr/daycare-in-downtown-ottawa/.

6. Le centre où aura lieu le congrès est-il accessible aux personnes avec des handicaps?

La SCÉ s’est engagée à organiser des congrès qui sont accessibles et inclusifs pour tous et toutes. Le lieu du congrès, le Centre Shaw, est conforme aux principes de conception universelle. Des espaces de stationnement accessibles sont offerts aux niveaux P1 et P2. Toutes les entrées principales, les couloirs, les salles de réunion et les aires de rencontre sont accessibles. Les toilettes aux étages où auront lieu les séances sont également toutes accessibles et comprennent des cabines pouvant accommoder des fauteuils roulants électriques et des fauteuils triporteurs. Des repères de couleur se trouvent aux endroits clés sur le sol pour guider les gens vers les ascenseurs et les toilettes. Des panneaux tactiles et en braille se trouvent partout dans l’édifice, y compris dans les salles de réunion. Le Centre Shaw possède des alarmes visuelles. Les restaurants du Centre Rideau sont accessibles directement à partir du Centre Shaw. Pour toute question concernant l’accessibilité du congrès, veuillez nous écrire à [email protected]. Si vous avez des besoins particuliers, prière de nous les communiquer au plus tard le 1er avril 2021 afin que nous puissions prendre les dispositions nécessaires pour faciliter votre participation.

7. La traduction simultanée sera-t-elle disponible au congrès ? 

Des traductions simultanées seront disponibles lors des séances plénières, des présentations du concours de cas étudiants-tes et de l’Assemblée Générale Annuelle de la SCÉ. Les participants-tes pourront accéder à la traduction simultanée en anglais, français, espagnol et portugais sur leur propre appareil électronique personnel, en utilisant des écouteurs. Les délégués-ées peuvent utiliser leurs propres écouteurs ou emprunter des écouteurs au comptoir d’inscription pendant toute la durée du congrès. Le sous-titrage sera également disponible. De plus amples détails seront fournis plus près de la date de l’événement. 

8. Je suis un-e participant-e à l’étranger et j’ai besoin d’une lettre d’invitation officielle pour un visa. Quelle est la procédure ?

Le Comité d’organisation du congrès 2021 enverra sur demande des lettres d’invitation aux personnes inscrites. La lettre contiendra des renseignements sur l’état du paiement des droits d’inscription et précisera que la personne déléguée financera elle-même ses déplacements et son inscription. Veuillez envoyer un courriel à [email protected] avec votre nom complet et une preuve d’inscription (le cas échéant) et une lettre pourra être créée pour vous.

SOUMISSIONS

9. Quelle est la date limite de proposition pour le congrès 2021 de la SCÉ ? 

Les appels de propositions prendront  fin le 8 novembre 2020. 

10. En soumettant une proposition de séance, est-ce que je m’engage à participer au congrès 2021 de la SCÉ si la soumission est acceptée ?

Oui. Si vous soumettez une proposition, vous vous engagez à payer les frais d’inscription et à assister au congrès de mai 2021 si votre proposition est acceptée. Il y a un nombre limité de créneaux de présentation pour les propositions, il est donc important que vous y assistiez si votre proposition est acceptée. Si vous ne vous inscrivez pas ou n’assistez pas au congrès, vous laissez un créneau de programmation vacant où quelqu’un d’autre pourrait avoir eu l’occasion de présenter. Les présentateurs-trices devront s’inscrire d’ici le 15 février 2021 ; sinon, leur créneau de présentation ne sera pas garanti.

11. Le nombre de présentations que je peux faire au congrès est-il limité ?

Oui. Bien qu’il n’y ait pas de limite au nombre de propositions que l’on puisse soumettre ou dont on peut faire partie, pas plus de deux propositions seront acceptées d’une seule personne. Tout rôle (p. ex., responsable, membre d’un groupe d’experts-tes, animateur-trice, etc.) joué dans une présentation sera pris en compte dans cette limite. Cette limite ne comprend pas les propositions d’ateliers ou de petits déjeuners thématiques.  

12. Le moment de ma présentation au congrès est-il flexible ?

Non. En soumettant une proposition, vous vous rendez disponible pour la présenter à n’importe quelle heure prévue entre le 10 et le 12 mai 2021. Étant donné que le programme sera conçu pour assurer la pertinence des présentations groupées, nous ne pouvons accepter les demandes de changements de calendrier qui créent des effets domino nuisibles à la qualité de l’expérience du congrès.

13. Quand saurai-je si ma proposition est acceptée ?

Le comité du programme fera la sélection finale et ceux dont les propositions sont acceptées, non acceptées ou inscrites sur une liste d’attente seront avisés le 6 décembre 2020. Les avis définitifs seront envoyés d’ici le 4 janvier 2021.

INSCRIPTION

14. Quand l’inscription s’ouvrira-t-elle ?

L’inscription hâtive pour le congrès 2020 de la SCÉ débutera le 1er février 2021.  De plus amples renseignements sont disponibles sur le site Web du congrès: https://c2021.evaluationcanada.ca/fr/about-the-conference/key-dates/

15. Quels sont les frais d’inscription ?

Les droits d’inscription se trouvent ici : https://c2021.evaluationcanada.ca/fr/registration-fees/.

16. Qu’est-ce qui est inclus dans mes frais d’inscription et que dois-je acheter séparément ?

Les frais de base du congrès comprennent l’accès aux événements pléniers et aux présentations simultanées ainsi qu’à la cérémonie d’ouverture du dimanche, à l’événement social du lundi soir, au déjeuner de remise des prix du mardi, aux repas et aux rafraîchissements, du dimanche soir au mercredi matin, et à l’interprétation simultanée des événements pléniers. Des frais supplémentaires sont facturés pour les ateliers préalables au congrès et pour la croisière du mardi soir. Le déjeuner pendant les ateliers du samedi et du dimanche et le dîner du samedi avec un-e évaluateur-trice sont à la charge des délégués-ées.

17. Comment ajouter un atelier à mon inscription ? Les ateliers sont-ils inclus dans l’inscription au congrès ?

Vous pouvez vous inscrire aux ateliers préalables au congrès sur le formulaire d’inscription. Le prix des ateliers s’ajoute aux frais d’inscription au congrès. Les droits d’inscription se trouvent ici : https://c2021.evaluationcanada.ca/fr/registration-fees/.

18. Je ne veux assister qu’à une journée do congrès, est-ce possible ?

Oui, l’inscription à un congrès d’une journée est disponible, mais sera offerte à la vente seulement après la période d’inscription hâtive. Veuillez noter que les inscriptions d’une journée ne sont valables que pour les séances et événements de cette journée et que les badges seront activement vérifiés tout au long du congrès pour s’assurer que les participants-tes se sont inscrits-tes correctement.

19. Puis-je simplement m’inscrire à un atelier et ne pas assister au congrès ?

Les participants-tes au congrès bénéficieront d’une priorité exclusive pour s’inscrire aux ateliers. S’il restait de la place dans un atelier deux semaines avant le congrès, l’inscription pourrait être ouverte à tous-tes. 

20. Puis-je annuler ou transférer mon inscription à une autre personne ?  

Des remboursements seront accordés pour les demandes reçues par écrit au plus tard à la fin de la journée du 13 avril 2021, moins des frais d’administration de 100 $ ; envoyez un courriel à [email protected]. Tous les remboursements seront émis d’ici le 30 juin 2021. Après la date limite d’annulation, nous regrettons qu’aucun remboursement ne soit accordé ; cependant, nous accepterons des délégués-ées suppléants-tes. La partie remplaçante est responsable de toutes les obligations financières (tout solde dû) associées à cette substitution ainsi que de la mise à jour de toutes les coordonnées.

21. Des fonds sont-ils disponibles pour aider à couvrir les frais de déplacement et d’inscription ?

C2021 disposera de fonds pour soutenir la participation de trois types de délégués-ées qui ont fait accepter une présentation dans le cadre du programme : les évaluateurs-trices qui résident en Amérique latine ou dans les Caraïbes, les évaluateurs-trices canadiens-iennes qui s’identifient comme Métis, Première Nation, ou Inuits, et les étudiants-tes diplômés-ées à temps plein au Canada. Le montant des bourses n’a pas encore été déterminé. Les bourses seront offertes peu après l’annonce des décisions sur les propositions.

POSSIBILITÉS DE COMMANDITES ET D’EXPOSITIONS

22. Comment puis-je réserver de l’espace pour les exposants-tes dans la salle d’exposition ?

Visitez notre page Web sur les possibilités de commandites et d’expositions à https://c2021.evaluationcanada.ca/fr/opportunites-de-commandites-et-dexposition/ pour plus de détails.

23. Comment mon organisation peut-elle devenir commanditaire d’une conférence ?

Les opportunités de parrainage partent vite, alors agissez dès aujourd’hui. Visitez notre page Web sur les possibilités de commandites et d’expositions à https://c2021.evaluationcanada.ca/fr/opportunites-de-commandites-et-dexposition/ pour plus de détails.

24. Puis-je faire de la publicité dans le programme du congrès ?

Oui, veuillez lire le prospectus de commandites disponible sur notre page Web sur les possibilités de commandites et d’expositions sur https://c2021.evaluationcanada.ca/fr/opportunites-de-commandites-et-dexposition/ pour plus de détails.

DURABILITÉ

25. Comment puis-je « écologiser » ma participation au congrès ?

Le comité organisateur du congrès 2021 a choisi la durabilité environnementale comme l’une de ses valeurs fondamentales dans le but d’organiser un congrès neutre en carbone et de soutenir la durabilité de la communauté dans laquelle le congrès se déroule. Pour plus d’informations, consultez notre page Web sur le développement durable à l’adresse :  https://c2021.evaluationcanada.ca/fr/about-the-conference/durabilite/.

BÉNÉVOLAT

26. Comment puis-je contribuer ou faire du bénévolat au congrès 2021 ?

Pour des occasions de bénévolat : envoyez un courriel à [email protected].

DIVERS

27. Ma question n’est pas listée ici. À qui dois-je m’adresser ?

Veuillez contacter [email protected] pour obtenir de l’aide.